Dwa lata ustawy o ochronie sygnalistów — wnioski z praktyki

Ustawa o ochronie sygnalistów została uchwalona w czerwcu 2024 r., a obowiązek posiadania procedur zgłoszeń wewnętrznych działa od 25 września 2024 r. Organizacje zdążyły więc przejść pełny cykl: wdrożenie, pierwsze zgłoszenia, pierwsze postępowania — i pierwsze spory. Z tej praktyki płynie kilka powtarzalnych wniosków.

1. Kanał to początek, nie koniec. Platformy zgłoszeniowe działają — o wiarygodności systemu decyduje jednak to, co dzieje się po zgłoszeniu: rzetelność, terminowość i udokumentowanie postępowania wyjaśniającego.
2. Zgłoszenia dotyczące kierownictwa. To najtrudniejszy scenariusz i najczęstsze źródło błędów. Procedura musi przewidywać ścieżkę omijającą osoby, których zgłoszenie dotyczy; w praktyce sprawdza się powierzenie takiej sprawy niezależnemu podmiotowi zewnętrznemu.
3. Dokumentacja ma znaczenie dowodowe. Rejestr zgłoszeń i akta postępowania są weryfikowane przy sporach — zarówno z sygnalistą (zarzut działań odwetowych), jak i z osobą wskazaną w zgłoszeniu. Braki dokumentacyjne ujawniają się dopiero wtedy, gdy jest za późno, by je uzupełnić.
4. Ochrona obu stron. Ustawa chroni sygnalistę, ale rzetelne postępowanie musi również chronić prawa osoby, której dotyczy zgłoszenie — to warunek użyteczności ustaleń w dalszych krokach, od działań pracowniczych po ewentualny spór sądowy.
5. Granice reżimu ustawowego. Nie każda sprawa mieści się w zakresie ustawy. Dla zgłoszeń i podejrzeń poza jej zakresem właściwy jest tryb klasycznego postępowania wewnętrznego — warto z góry ustalić, którędy przebiega ta granica w organizacji.

Co to oznacza dla zarządu i rady nadzorczej

Po dwóch latach warto zrobić przegląd systemu: audyt procedury na tle pierwszych doświadczeń, odświeżenie szkoleń osób przyjmujących zgłoszenia, decyzję o ścieżce dla zgłoszeń dotyczących najwyższej kadry oraz weryfikację kompletności rejestru i akt. Dla rady nadzorczej naturalnym punktem jest roczna informacja o funkcjonowaniu systemu zgłoszeń.